Вступление
Выбрать программное обеспечение, необходимое для автоматизации Информационной Системы Управления – далеко не простая задача даже для небольших предприятий. Сам процесс такого выбора представляется трудоемким по целому ряду причин. Поэтому, для оптимального распределения выделенного для этих целей бюджета следует придерживаться некоторых правил, которые можно выделить в отдельный проект и условно разделить на 3 фазы: планирование, подготовка, осуществление.
Планирование выбора
Бюджет
Для начала следует определиться с бюджетом, выделенным на проект автоматизации. Он может зависеть от следующих факторов: финансового состояния компании, зависимости получения прибыли от использования IT, целей автоматизации, желания руководства и ожидаемого эффекта. При этом необходимо понимать, что на проведение комплексной автоматизации потребуется вложить от 1 до 5 или даже более процентов от годового оборота.
Итак, усваиваем алгоритм: сначала – бюджет, а потом – выбор ПО. То есть, нужно установить финансовую границу, соответствующую возможностям предприятия. После этого можно предварительно попробовать распределить общую выделенную сумму по статьям расходов, но только в процентном отношении. Так же следует уточнить у руководства график выделения средств.
Люди
Во время планирования необходимо выбрать ключевых участников проекта. Если масштаб проекта достаточно велик, то можно создать целую проектную группу со своими администраторами и исполнителями, которые в итоге сопроводят весь комплекс мероприятий от создания до внедрения ПО. Распределите их по степени участия в проекте, определите заранее, кто будет готовить и принимать решение, а кто будет участвовать в презентациях.
Время
Следует четко распланировать сроки выбора и принятия решения, а так же время начала внедрения ПО. Распределите загрузку сотрудников, определите календарь работ. Проект должен постоянно находиться под контролем, в противном случае он может пойти самотеком. Делайте упор на дисциплину. Причем, это касается и руководства. Дайте понять степень важности проекта и размер прибыли, которую он принесет. Эффективность вложенных средств не должна пострадать от увеличения сроков проекта.
Подготовка выбора
Разработка целей
Автоматизация не должна проводиться ради автоматизации. Поэтому, в самом начале необходимо обязательно определить цели внедрения ПО. Они должны совпадать с целями компании, а потому в дальнейшем будут определять все этапы от разработки требований до очередности этапов и завершения проекта. Цели должны быть максимально простыми и понятными.
Критерии эффективности
В проектной группе все должны понимать, к чему приведет автоматизация управления предприятия, и за счет чего окупятся вложенные средства. Скорее всего, это будет повышение инвестиционной привлекательности путем повышения прозрачности учета и снижения барьеров для выхода на международный рынок. Причем, некоторые из этих критериев могут быть количественными, а иные – качественными.
Для примера можно привести статьи расходов одного из предприятий, по которым снизились затраты на величину от 25 до 65%: снижение транспортных расходов, сокращение производственного цикла, снижение задержек с отгрузкой продукции, снижение производственного брака, а так же уменьшение затрат на административный аппарат и уменьшение складских помещений вследствие уменьшения контрольных запасов сырья.
Функциональные требования к системе
Здесь необходимо установить, что и как должна делать система. Требования необходимо детализировать, но степень детализации может быть различной, зависимой от их жесткости. В детали можно записать только такие функции, как управление расчетами с кредиторами и дебиторами, или управление продажами. А можно дополнить их, например, требованиями по начислению комиссионных только после полной оплаты заказа клиентом. Уровень созданной детализации может существенно повлиять на конечный итог создания требований к ПО.
Лучше всего будет провести исследование рабочего цикла всего предприятия, записать его проблемные места и наметить пути решения. Проблемы должны быть разделены на те, которые можно решить путем автоматизации управления и на те, которые таким путем решить не получится и потребуется, например, изменить учетную политику.
Далее следует запланировать возможные изменения. Потому что корректировка начальством планов по развитию бизнеса может коренным образом изменить требования к системе. Например, развитие сети филиалов может повлечь за собой увеличение требований по поддержке корпоративной структуры, консолидации данных, или создание функции пополнения и распределения региональных складов.
По возможности, нужно описать модель в стандартах бизнес-процессов (IDEF0), технологических процессов (IDEF3) и документооборота (DFD). При этом следует помнить что, чем выше уровень детализации, тем больше модель будет отвечать на поставленные вопросы.